Мой друг художник и поэт занимается закупками компьютерной техники и расходников. Неделю назад ему поручили подготовить конкурсную документацию для проведения тендера, то есть изложить на бумаге условия и порядок проведения конкурса поставщиков. Раньше он не писал ничего подобного, а потому решил воспользоваться чужим опытом. С помощью «Гугла» выловил в интернете положения конкурсной документации, составленные каким-то банком. Переработал ее под себя и прислал мне со словами: "Глянь, все ли нормально, все ли понятно?"

Берегу ваше время и мозг, потому привел только одну страницу.

Не знаю как вы, а я чуть было не вошел в транс с первого абзаца. Я перечитывал его несколько раз словно заклинание, и смысл все равно ускользал от меня. Скажите мне, почему официальные бумаги составляются именно так: заумно, нудно и непонятно? Я не знаю ответа на этот вопрос, но могу сказать точно, нет никакого закона или другого нормативного акта, предписывающего, пользоваться особо непонятным стилем при составлении официальных документов.

Все документы на свете составляются с какой-либо целью. Ключевой задачей текста большинства документов является доведение информации до определенного круга лиц. Эффективность текста тем больше, чем больше читателей освоили передаваемую информацию. Проще говоря, текст должен быть понятен всем. Поэтому смысл текста должен быть однозначен (чтобы не было нескольких толкований), структура текста должна быть предельно проста (чтобы было понятно читателям с любой подготовкой). Конец теории.

Переходим к практике. Каковы задачи конкурсной документации? Изложить перечень условий конкурса, огласить порядок его проведения и предъявить требования к участникам. Суть — заставить выполнить условия и соблюсти процедуры. Называйте это как хотите, но конкурсная документация — это ультиматум потенциальным поставщикам и подрядчикам: работаем так и никак иначе. Настоящий ультиматум должен звучать кратко и приказным тоном.

Секреты эффективной конкурсной документации: пишите краткие предложения и используйте глаголы повелительного наклонения, при перечислении пользуйтесь списками.

Переделаем злосчастный первый абзац подопытной странички:

1.1. Для участия в конкурсе необходимо зарегистрироваться. Регистрация означает принятие настоящих условий проведения конкурса.
1.1.1. Для регистрациии участия в конкурсе необходимо направить по электронной почте tender@company.ru следующие документы:

• Письменное согласие принять участие в произвольной форме
• Анкета участника конкурса (Приложение №4)

1.1.2. Срок предоставления документов для регистрации — не позднее 27 октября 2009 г.

Все! Количество ничего- не-понявших и не-все-понявших сокращается в 1000 раз.

Заметьте еще одну особенность. Вместо фраз: «по адресу электронной почты, указанной в п. 5 Извещения о проведении конкурса» и «даты, указанной в таблице Сроков проведения конкурса (п. 3)» я поставил конкретный имейл и дату. Я сделал это по двум причинам. Во-первых, так будет удобнее читателю документа, во-вторых, адрес и дата короче, чем фразы, которыми их пытались заменить. Помните, настоящий ультиматум должен быть краток!

И напоследок еще немного о гуманности об удобстве читателя. Когда вы используете глаголы в повелительном наклонении, вы превращаете документ в примитивный, но эффективный таск-менеджер (список задач к выполнению) и чек-лист (список проверки, все ли сделано). Выполнив все требования конкурсной документации, перед отправкой человек может проверить себя, отмечая галочками или зачеркивая соблюденные пункты.